Description de l’établissement :

Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Ses 5 000 employés et ses 500 médecins, dentistes et pharmaciens œuvrent dans un milieu à la fois hautement innovant, où des connaissances sont générées et partagées au quotidien, et respectueux des personnes, plaçant le patient et sa famille au cœur de la pratique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada; il accueille chaque année plus de 4 000 étudiants et stagiaires.

Description du poste :

Projet
L’institut TransMedTech en génie biomédical et technologies médicales est une initiative majeure pilotée par Polytechnique Montréal, en étroit partenariat avec le CHU Sainte-Justine, et qui agit en véritable écosystème interdisciplinaire et intersectoriel pour le développement de nouvelles technologies médicales. À partir de problématiques et d’idées provenant des usagers, cliniciens et scientifiques, l’Institut fournit des ressources et infrastructures pour accélérer le processus de l’idée jusqu’au produit implémenté (balisage, évaluation de la valeur scientifique, technologique et commerciale, plan d’affaire, développement et validation des technologies, intégration en clinique). L’Institut TransMedTech est un véritable laboratoire vivant (« Living Lab ») dynamique qui a reçu un important financement du Fonds d’excellence Apogée Canada (35.6M$) pour soutenir sa mission, et peut aussi compter sur des contributions de plus de 60M$ de plusieurs importants partenaires.

Description du poste
Votre défi sera de planifier, organiser et coordonner les procédures, les activités et la documentation administratives et opérationnelles entourant les activités de l’Institut TransMedTech pour s’assurer que les diverses informations et les demandes de renseignements soient acheminées et traitées aussi rapidement et efficacement que possible. Vous devrez établir et entretenir des relations de travail bonnes et efficaces avec les ressources internes et externes. Vous relèverez du Directeur exécutif et scientifique (DES), et administrativement de la Direction de la recherche du CHU Sainte-Justine. Ce poste est basé principalement au CHU Sainte-Justine et partiellement à Polytechnique Montréal, en des proportions variables selon les activités de l’Institut TransMedTech et du DES. La personne doit être en mesure de se déplacer et de pouvoir évoluer aisément dans ces deux milieux.
De façon plus spécifique, le candidat1 sera responsable des fonctions suivantes :
• Coordination et gestion de l’agenda et de l’organisation des diverses activités, incluant la planification des rencontres, préparation, suivi et organisation des dossiers, la gestion des déplacements et des conflits d’horaire et la réorganisation rapide de l’agenda afin de maintenir un emploi du temps optimal pour le DES et au besoin pour l’équipe de direction (ÉDIR);
• Rédaction/correction/mise en page de textes et documents de nature simple à complexe, incluant la composition et production de notes de service, correspondances, comptes rendus et des documents de présentation, le tout autant en français qu’en anglais (incluant des éléments de graphisme de nature simple à modérément complexe);
• Maintien à jour du curriculum vitae du DES et l’adapter aux différents formats exigés par les différents organismes subventionnaires, universitaires et autres;
• Assurer un suivi prompt et efficient de l’ensemble des dossiers du DES et ceux nécessaires de l’ÉDIR;
• Gestion des demandes de signatures et validation des documents en respect avec les délais et dates butoirs ;
• Coordination, gestion, organisation et suivi des réunions des comités associés à l’ÉDIR (négociations pour conciliation d'agendas, convocations, ordres du jour et procès-verbaux);
• Support au bon fonctionnement de l’ÉDIR;
• Maintien, normalisation et alimentation de la base de données centralisée des indicateurs et métriques de l’Institut;
• Gestion de l’équipe de secrétaires de l’Institut TransMedTech: personne de référence, encadre¬ment et gestion, assure le bon fonctionnement de l'équipe, l'évaluation des besoins, la gestion des priorités, la répartition des tâches, et au besoin, soumet ses recommandations au DES;
• Gestion des ressources matérielles et physiques : tient à jour un dossier d’occupation des espaces afin d’en maximiser l’utilisation et gère les accès aux locaux sous sa responsabilité. Tient à jour les inventaires de téléphonie, des accès et des équipements ;
• Toutes autres tâch

Exigences :

Exigences et aptitudes
• Expérience significative de 7 à 10 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement hospitalier/ clinique;
• Diplôme d’études collégiales D.E.C. en bureautique ou formation universitaire connexe;
• Bien comprendre les enjeux de la recherche, de l’organisation et du travail en milieux hospitalier et universitaire;
• Faire preuve de rigueur, minutie, diligence et professionnalisme;
• Faire preuve d’autonomie, de leadership et d’initiative;
• Faire preuve d’un esprit d’analyse et de synthèse; savoir organiser et gérer les priorités;
• Capacité à travailler efficacement sous pression, dans un environnement intersectoriel;
• Être doué pour la communication interpersonnelle et le travail d’équipe, avec expérience (>5 ans) notamment dans un environnement interdisciplinaire et intersectoriel, idéalement dans le secteur des sciences de la vie et/ou des technologies médicales;
• Organisation du travail et gestion d’équipe;
• Leadership dans le domaine des communications et expérience pour l’organisation d’événements simples à moyennement complexes;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (bilinguisme essentiel);
• Connaissance approfondie et à jour de l’environnement de la suite Microsoft Office;
• Connaissance fonctionnelle d’outils de graphisme (Photoshop) serait un atout.

Conditions d’emploi
Il s’agit d’un contrat à durée indéterminée, à temps complet (35 heures par semaine), non syndiqué, avec période de probation de 6 mois. Le salaire et les conditions d’emploi sont établis selon les normes en vigueur dans l’établissement. Ce poste est normalement prévu pour la durée de la subvention du Fonds d’Excellence en Recherche Apogée Canada (fin prévue en 2023), avec évaluation annuelle de rendement et de la pertinence du poste pour le maintien du contrat d’embauche.

Date d’entrée en fonction
Immédiate

Remarques :

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Autres avantages :

FAIRE CARRIÈRE CHEZ NOUS C’EST :
- Contribuer à une mission humaine qui a pour but d’améliorer la santé des mères et des enfants du Québec;
- S’investir avec une équipe de travail innovatrice, motivée par des projets en constante évolution;
- Avoir la possibilité de se réaliser à travers des défis stimulants;
- S’offrir une carrière à la hauteur de ses compétences dans un milieu constamment en mouvement;
- Évoluer dans une organisation qui valorise l’amélioration continue;
- Se réaliser professionnellement grâce aux multiples possibilités de développement.

SERVICES DISPONIBLES SUR PLACE:
Caisse d’économie Desjardins;
Pharmacie Jean Coutu;
Bistro Van Houtte;
Nettoyeur et couturière;
Salon de coiffure;
Activités sportives en gymnase et à l’extérieur;
À 2 pas du métro Université de Montréal et de stations BIXI;
Près des rues commerciales : terrasses, librairies, pâtisseries.