Description de l’établissement :

Travailler au CHU Sainte-Justine, c'est...

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Contribuez à la renommée du CHU Sainte-Justine, le plus grand centre mère-enfant au Canada et l’un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, il est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada, accueillant chaque année plus de 4 000 étudiants et stagiaires.

Description du poste :

Le Centre hospitalier universitaire (CHU) Sainte-Justine est à la recherche de la perle rare pour compléter l'équipe administrative de la Direction des ressources financières et de la logistique (DRFL) !

L’assistant administratif à la Direction des ressources financières et de la logistique (DRFL) est un collaborateur de premier plan qui contribue activement au succès de la direction. Relevant du directeur, il coordonne entre autres l’ensemble des activités liées au Comité de vérification du Conseil d’administration.

Ce bras droit anticipe une foule de demandes et effectue des suivis de façon proactive avec les partenaires internes et externes tout en effectuant diverses tâches administratives liées au Comité de vérification. Cette fonction nécessite alors des compétences organisationnelles supérieures.

Dans le cadre de nombreuses communications avec le ministère et divers intervenants, il représente la DRFL et par conséquent, doit faire preuve d’un grand professionnalisme.


Plus précisément, l'assistant administratif :

• Apporte un soutien administratif complet en lien avec le Comité de vérification du Conseil d’administration :
o Effectue les appels de sujet et développe l’ordre du jour ;
o Assure toute la logistique des séances (réservation de la salle, gestion de l’audiovisuel, commande de nourriture, coordination des invitations et entrées d’agenda) ;
o Reçoit, vérifie et compile l’ensemble de la documentation déposée au Comité de vérification en s’assurant qu’elle respecte les meilleurs standards de qualité ;
o Assure le suivi de la documentation du Comité de vérification devant être déposée au Conseil d’administration déposée en s’assurant qu’elle respecte les meilleurs standards de qualité ;
o Prépare toute la documentation et les outils nécessaires au bon déroulement des séances (liste des présences, fiche de présentation, résolution, tableaux de suivi, etc.) ;
o Dresse les procès-verbaux et fait le suivi de l’ensemble des résolutions à être adoptées ;
o Diffuse les informations pertinentes aux membres du Comité de vérification ;
o Assure les différents suivis liés au Comité de vérification ;
• Travaille en étroite synergie avec l’assistante administrative de la direction adjointe de la DRFL et agit comme relève pour des tâches urgentes ;
• Effectue des tâches reliées à l’organisation du travail, à la planification et à l’exécution de travaux complexes à caractères administratif et corporatif, de façon proactive ;
• Agit à titre de personne-ressource au sein de la DRFL dont pour les plateformes de collaboration numériques ;
• Rédige des correspondances diversifiées de nature complexe à très complexe : lettres et mémos à partir d’idées, composition complexe à très complexe (procédures, processus de travail, etc.) ;
• Assiste au comité de gestion de la direction et assure les suivis du comité ;
• Assure le suivi de la messagerie ;
• Planifie les différentes rencontres du directeur et tient à jour l’agenda ;
• Assure les commandes et fournitures pour la DRFL ;
• Toute autre tâche requise par le gestionnaire immédiat.

Exigences :

Votre profil et expérience

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou en administration, une technique juridique ou un baccalauréat dans un domaine pertinent;
• Posséder au moins 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire de haute direction ;
• Avoir une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
• Posséder une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration numérique ;
• Avoir une excellente connaissance des règles de rédaction de lettres, structuration de textes, ordre du jour et procès-verbaux ;
• Capacité à œuvrer dans un milieu complexe ;
• Une expérience de coordination/soutien administratif au sein d’un Conseil d’administration sera considérée comme un atout.

Compétences recherchées

• Capacité d’organiser et de coordonner diverses activités variées et complexes simultanément;
• Autonomie, jugement et grande proactivité;
• Polyvalence et sens de l’organisation développé;
• Respect de la confidentialité;
• Faire preuve de leadership ;
• Capacité à gérer les dossiers selon les priorités ;
• Respect des échéanciers et des priorités ;
• Souci du détail et sens de l’organisation ;
• Entregent, diplomatie et discrétion ;
• Excellente capacité à gérer le stress ;
• Faire preuve de rigueur.

Notre offre

• Poste permanent;
• Temps complet;
• Le salaire sera déterminé en fonction de la scolarité et des expériences de travail du candidat, soit selon un salaire annuel variant entre 40 598,65 $ et 53 054.01 $.

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

** En cette période exceptionnelle, notre processus d’embauche se fait via vidéoconférence pour nous permettre de garder une saine distance.**

Autres avantages :

Voici certains avantages dont vous bénéficierez en faisant partie de notre communauté :

Des établissements facilement accessibles
• Station de métro, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité
• Programme de covoiturage avec stationnement
• Abri à vélos sécurisé

Des avantages collectifs concurrentiels
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Assurances collectives pour vous et votre famille incluant l'incapacité à long terme et une assurance-vie additionnelle
• Programme d’aide aux employés et à leur famille

Une conciliation travail et vie personnelle
• Plan de vacances avantageux (20 jours de vacances par année; 13 jours fériés; 9,6 jours de maladie par année)

Des services sur place pour vous simplifier la vie
• Centre de la petite enfance Sainte-Justine
• Nettoyeur et service de couture
• Activités sportives
• Service alimentaire qui encourage l’agriculture biologique et locale
• Livraison de paniers de légumes biologiques

Des privilèges pour divers services et activités
• Rendez-vous sur notre site pour découvrir les offres de notre Programme avantages https://www.chusj.org/fr/Emplois-benevolat/Milieu/Avantages