Description de l’établissement :

Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Ses 7 000 employés et ses 500 médecins, dentistes et pharmaciens œuvrent dans un milieu à la fois hautement innovant, où des connaissances sont générées et partagées au quotidien, et respectueux des personnes, plaçant le patient et sa famille au cœur de la pratique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada; il accueille chaque année plus de 4 000 étudiants et stagiaires.

Description du poste :

Sous la responsabilité de l’adjoint au président-directrice général et des avocats du bureau des affaires juridiques :
• Soutenir les avocats du bureau des affaires juridiques dans leurs dossiers et activités courantes ;
• Gérer les demandes administratives de l’équipe et effectuer un suivi proactif des dossiers ;
• Produire des documents, des requêtes, des correspondances et des procédures et effectuer la révision de documents de différentes natures ;
• Gérer les requêtes, les bons de commande et le suivi de la facturation à l’interne et à l’externe ;
• Assurer la saine gestion documentaire et l’archivage de la documentation selon les règles de tenue de dossier et les procédures établies dans l’outil de gestion informatisé.

Plus précisément, le technicien sera responsable de :
Accueillir et orienter la clientèle et assurer le suivi des demandes.
o Recevoir et gérer les appels téléphoniques (1er filtre) et assurer une prise en charge selon le délais prescrit et le degré d’urgence.
o Recevoir et accueillir les huissiers et tout autre visiteur et assurer une prise en charge.
Ouverture, tenue et classement de dossiers dans l’outil de gestion des dossiers informatisé (JurisEvolution) et transition documentaire :
· Tenir à jour un système de classement, selon les principes établis et règles applicables (incluant les règles du Barreau du Québec) et contrôler fréquemment la sécurité des documents confidentiels;
o Recueillir les informations pièces justificatives et autres documents pertinents ;
o Vérifier l’exactitude des renseignements et compléter tout renseignement incomplet et/ou inexact ;
o Procéder à l’ouverture des dossiers et les compléter selon les procédures;
o Tenir à jour l’outil de suivi des dossiers ;
o faire des recherches dans le système de classification papier
o participer à l’épuration du système de classification papier
Production et révision de documents
· Ouvrir et distribuer le courrier et les autres correspondances ou documents reçus et assurer la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services ou organismes;
· Préparer et saisir à l'ordinateur des lettres et des documents juridiques tels que des lettres, avis, des procédures judiciaires et des déclarations sous serment (affidavits);
· Réviser et relire les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures juridiques et à l'usage grammatical;
· Rédiger et composer des lettres, des mémos et autres documents à partir de notes, de brouillons, de modèles ou d’idées ;
· Assister au besoin, à des réunions ou à des conférences afin de prendre des notes et de rédiger les procès-verbaux;
· Compléter divers documents (formulaires, requêtes, etc.), envoyer selon les procédures et assurer le suivi.
Gestion d’agenda et soutien administratif
· Organisation de réunions, rencontre, et autres événements :
o Gestion d’agendas multiples ;
o Coordination technique avec d’autres départements, services, etc. (réservation et préparation de salles, de matériel audio-visuel, etc.) ;
o Préparation, convocation et participation aux réunions ;
o Préparation des documents nécessaires lors des réunions et activités ;
o Rédaction des comptes-rendus et procès-verbaux ;
o Gestion des échéances des dossiers (inscrire à l'agenda, faire les rappels à l'avocat au dossier en temps opportun, ressortir les dossiers en temps opportun) ;
o Demandes de remises (écrites) et gestion des échanges avec l'arbitre (ou le tribunal) afin de fixer une date d'audience.
Gestion financière et contractuelle
o Compléter et assurer le suivi des bons de commande et des réquisitions auprès du service des approvisionnements ;
o Recevoir, trier, caviarder, faire signer et effectuer le suivi des factures avec les comptes à payer;
Gestion du matériel et de l’environnement de travail
o Effectuer les réquisitions dans le système Interal et toutes autres formes de réquisitions requises ;
o Faire un suivi proactif du matériel requis et les commandes de matériel.

Exigences :

LES EXIGENCES ET COMPÉTENCES :
- Doit détenir une technique en administration, AEC en technique juridique, ou tout autre technique jugée pertinente ;
- Word avancé
- Powerpoint intermédiaire
- Très bon français écrit et parlé ;
- Expérience dans un milieu juridique un atout ;
- Expérience avec le logiciel JurisEvolution un atout.


CONDITIONS D'EMPLOI :
- Poste permanent temps complet du lundi au vendredi ;
- Taux horaire entre 24,21$ et 32,23$ selon l'expérience.

Remarques :

**Affichage interne et externe en simultané**
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Autres avantages :

FAIRE CARRIÈRE CHEZ NOUS C’EST :

Contribuer à une mission humaine qui a pour but d’améliorer la santé des mères et des enfants du Québec;
S’investir avec une équipe de travail innovatrice, motivée par des projets en constante évolution;
Avoir la possibilité de se réaliser à travers des défis stimulants;
S’offrir une carrière à la hauteur de ses compétences dans un milieu constamment en mouvement;
Évoluer dans une organisation qui vise l’amélioration continue;
Se réaliser professionnellement grâce aux multiples possibilités de développement.