Description de l’établissement :

Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre hospitalier mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada. Chaque jour, ce sont près de 7 000 personnes engagées – spécialistes en soins infirmiers, en réadaptation physique, en santé psychosociale, en recherche et en administration, médecins, dentistes, pharmaciennes et pharmaciens, stagiaires et bénévoles – qui, inspirées par une tradition d’innovation, collaborent afin de transformer la vie de générations.

Description du poste :

Le Centre hospitalier universitaire (CHU) Sainte-Justine est à la recherche de la perle rare pour compléter l'équipe administrative de la Direction des soins infirmiers (DSI) !

L’assistant administratif à la direction des soins infirmiers (DSI) est un(e) collaborateur de premier plan qui, de concert avec ses collègues, contribue activement au succès de la direction des soins infirmiers. Relevant de la directrice des soins infirmiers, en collaboration avec la directrice adjointe des soins infirmiers – volet opérationnel (DSI-OP), il/elle soutient ces dernières dans leurs divers mandats tout en veillant à la gestion de leur agenda et de leur boîte courriel. Il/elle collabore avec l’équipe de la direction générale, ainsi qu’avec l’ensemble des directions du CHU Sainte-Justine. Les principales responsabilités dévolues à l’assistant administratif sont :

• Assiste la directrice et la directrice adjointe dans ses fonctions administratives ;
• Assure la coordination et la gestion des courriels et du calendrier pour la directrice et la directrice-adjointe ;
• Organise et assure le soutien de diverses rencontres et comités de gouvernance ;
• Assure le suivi des différents mandats et comités sous la gouvernance de la direction générale ;
• Soutient la reddition de comptes ministérielle et certains programmes en étroite collaboration avec l’équipe d’assistantes administratives de toutes les directions;
• Soutient la compilation statistiques d’indicateurs en réponse aux besoins de son secteur ;
• Prépare l’ordre du jour et rédige le compte-rendu de rencontres internes et de table régionales ;
• Assure la coordination technique de diverses rencontres (réservation et préparation de salles, matériel audio-visuel, etc.) ;
• Rédige des correspondances diversifiées de nature complexe à très complexe : lettres et mémos à partir d’idées, procédures, processus de travail, etc. ;
• Fait la mise en page de divers documents (rapports, tableaux, présentations, formulaires, etc.) ;
• Assure le suivi des accès aux différents systèmes pour les gestionnaires de la DSI-OP;
• Assure la gestion des relevés de présence et du calendrier de vacances sous la responsabilité de la DSI-OP ;
• Assure les requêtes de nature informatiques et matérielles pour la DSI-OP;
• Assure la mise en place et le suivi du cycle de gestion de la DSI-OP ;
• Assure le suivi des contrats et des factures à traiter pour la Direction des soins infirmiers avec le service des approvisionnements et les comptes payables ;
• Établit des priorités avec pleine autonomie, planification des tâches, maximisation des résultats, respect des échéanciers pour plusieurs projets simultanées et suivi des réalisations ;
• Élabore et adapte des procédures de travail et des outils de gestion ;
• Assure le suivi de la messagerie ;
• Travaille en étroite synergie avec l’assistance administrative de la direction des soins infirmiers – volet pratique professionnelle (DSI-PP) sur des dossiers communs et des processus de travail ;
• Agit comme relève pour des tâches urgentes auprès de l’équipe administrative de la DSI-PP ;
• Soutient ses collègues dans l’exercice de leur fonction en période plus achalandée ;
• Soutient de façon ponctuelle d’autres membres de l’équipe de la direction des soins infirmiers dans l’exercice de leur fonction ;
• Effectue toute autre tâche requise par le supérieur immédiat.

Exigences :

Votre profil et expérience

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.
• Posséder au moins 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire de haute direction ;
• Avoir une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
• Posséder une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration numérique ;
• Avoir une excellente connaissance des règles de rédaction de lettres, structuration de textes, ordre du jour et procès-verbaux ;
• Capacité à œuvrer dans un milieu complexe ;
• Une expérience de coordination/soutien administratif au sein d’un Conseil d’administration sera considérée comme un atout.

Compétences recherchées

• Faire preuve d’autonomie, de jugement et d’une grande proactivité ;
• Polyvalence et sens de l’organisation développé ;
• Capacité d’organiser et de coordonner diverses activités ;
• Faire preuve d’initiative et de leadership ;
• Avoir un bon esprit de collaboration et être habile dans les relations interpersonnelles ;
• Faire preuve de discrétion ;


Notre offre

• Poste permanent;
• Temps complet;
• Le salaire sera déterminé en fonction de la scolarité et des expériences de travail du candidat, soit selon un salaire horaire variant entre 24,21$ et 32,32 $.

Remarques :

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Autres avantages :

Voici certains avantages dont vous bénéficierez en faisant partie de notre communauté :

Des établissements facilement accessibles
• Station de métro, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité
• Programme de covoiturage avec stationnement
• Abri à vélos sécurisé

Des avantages collectifs concurrentiels
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Assurances collectives pour vous et votre famille incluant l'incapacité à long terme et une assurance-vie additionnelle
• Programme d’aide aux employés et à leur famille

Une conciliation travail et vie personnelle
• Plan de vacances avantageux (20 jours de vacances par année; 13 jours fériés; 9,6 jours de maladie par année)

Des services sur place pour vous simplifier la vie
• Centre de la petite enfance Sainte-Justine
• Nettoyeur et service de couture
• Activités sportives
• Service alimentaire qui encourage l’agriculture biologique et locale
• Livraison de paniers de légumes biologiques

Des privilèges pour divers services et activités
• Rendez-vous sur notre site pour découvrir les offres de notre Programme avantages https://www.chusj.org/fr/Emplois-benevolat/Milieu/Avantages